Registres du micro-entrepreneur

Quel registre tenir selon votre activité : le tableau récapitulatif

En micro-entreprise, vous êtes dispensé de la comptabilité complète (bilan, compte de résultat, annexe) que doivent établir les entreprises au régime réel, rappelle Bpifrance Création. La loi impose pourtant, pour toute entreprise, une comptabilité régulière, sincère et fidèle à la réalité de l'activité, en vertu du code de commerce. Pour le micro-entrepreneur, cette exigence se traduit par une comptabilité allégée : un enregistrement chronologique et non modifiable de vos recettes, complété selon votre activité par vos achats professionnels. Concrètement, jusqu'à trois registres peuvent s'appliquer à votre micro-entreprise. Ces obligations concernent aussi bien un formateur indépendant qu'un créateur de contenu qui vend des produits dérivés ou loue un logement meublé, dès lors qu'il exerce sous le statut de micro-entrepreneur.

Le premier critère est la nature de votre activité. Vente de marchandises à emporter ou à consommer sur place, et fourniture de logement meublé, imposent un livre des recettes et un registre des achats. Les activités de prestations de services et les professions libérales n'ont, elles, qu'un livre des recettes à tenir, mais avec des mentions supplémentaires sur l'identité des clients. Le second critère est l'emploi : dès votre première embauche, un registre unique du personnel s'ajoute.

Le tableau ci-dessous récapitule qui doit tenir quoi, ce qu'il faut y consigner et pendant combien de temps le conserver. Les sections suivantes détaillent chaque registre un par un, avec ses spécificités et les sanctions encourues en cas de faux.

Le registre des recettes (livre des recettes), obligatoire pour tout micro-entrepreneur

Quelle que soit votre activité, vous devez enregistrer le montant et l'origine de chaque recette perçue, en distinguant les règlements en espèces des autres moyens de paiement (chèque, carte bancaire), et en indiquant la référence des pièces justificatives correspondantes, précise Service Public entreprendre. Si vous exercez une activité libérale ou une activité classée « autre », vous devez en plus préciser l'identité de vos clients, le montant, la date et la forme du versement des honoraires.

Sur le terrain, ce document est souvent recherché sous le nom de registre des recettes micro-entrepreneur, alors que l'administration emploie officiellement le terme livre des recettes. Les deux désignent le même document : l'enregistrement chronologique de vos encaissements professionnels.

Les informations inscrites doivent être conservées dix ans à compter de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rattachent, et le même délai s'applique aux pièces justificatives. Le registre peut être tenu sur papier ou de façon informatique, à condition d'être identifié et daté au moment de son établissement, par des moyens offrant toute garantie de preuve.

Ne pas tenir ce livre des recettes n'est, en soi, pas sanctionné. En revanche, tout faux ou usage de faux expose à une sanction pénale pouvant atteindre trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende. Autrement dit, la contrainte n'est pas de le remplir à tout prix, mais de ne jamais y inscrire une information inexacte.

Le registre des achats (livre des achats micro-entreprise), pour la vente et l'hébergement meublé

Ce registre concerne deux profils précis : les micro-entrepreneurs qui vendent des marchandises, objets, fournitures ou denrées à emporter ou à consommer sur place, et ceux qui exercent une activité de fourniture de logement meublé. Les prestataires de services et les professions libérales n'ont, eux, que le livre des recettes à tenir.

Vous devez y recenser, de manière chronologique, vos dépenses professionnelles : la date du règlement, le moyen de paiement en distinguant les chèques des autres modes, la référence des pièces justificatives comme les factures, et le montant de chaque achat.

On trouve parfois ce document sous l'appellation livre des achats micro-entreprise dans les recherches, mais Service Public entreprendre utilise le terme registre des achats. Comme le livre des recettes, il peut se tenir de façon informatique dès lors qu'il reste identifié et daté au moment de son établissement, avec des garanties de preuve.

La durée de conservation est identique à celle du livre des recettes : dix ans à compter de la clôture de l'exercice, pièces justificatives comprises. Les sanctions le sont également : l'absence de tenue n'est pas punie en tant que telle, mais un faux ou un usage de faux reste passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.

Le registre unique du personnel, dès la première embauche

Dès votre première embauche, même en micro-entreprise, Service Public entreprendre range le registre unique du personnel parmi les registres obligatoires à mettre en place, aux côtés des registres liés à votre activité commerciale ou libérale. Ce registre est d'une autre nature que le livre des recettes ou le registre des achats : il ne retrace pas des flux financiers, mais des informations liées à l'emploi de vos salariés.

Nos sources ne détaillent pas ici l'intégralité des mentions à porter sur ce registre. Si vous embauchez, mieux vaut donc consulter directement la page de Service Public entreprendre consacrée aux registres obligatoires du micro-entrepreneur, qui liste précisément son contenu et ses modalités de tenue.

À l'inverse, si vous exercez seul, sans salarié, ce registre ne vous concerne pas : seuls le livre des recettes, et le cas échéant le registre des achats, s'appliquent à votre situation. C'est un point à vérifier avant de multiplier les documents à tenir inutilement.

Micro-entreprise ou régime réel : pourquoi la comptabilité change du tout au tout

Le régime micro-entreprise, au sens fiscal, s'applique tant que votre chiffre d'affaires reste inférieur à 170 000 € pour les activités de négoce, et à 70 000 € pour les prestations de services et les professions libérales, selon Bpifrance Création. Au-delà, vous basculez vers un régime réel d'imposition, avec des obligations comptables plus lourdes. Pour un formateur ou un créateur de contenu facturant des prestations de services, c'est donc le seuil de 70 000 € qui déclenche ce changement de régime, et non celui de 170 000 € réservé à la revente de marchandises.

En régime réel simplifié (chiffre d'affaires jusqu'à 789 000 € pour le négoce et 238 000 € pour les services), l'entreprise doit tenir un livre-journal et un grand livre, et réaliser un inventaire annuel simplifié. Au-delà de ces seuils, en régime réel normal, l'inventaire annuel devient complet et la comptabilité d'engagement est obligatoire tout au long de l'exercice.

Le livre d'inventaire, lui, n'est plus obligatoire pour les exercices ouverts depuis le 1^er janvier 2016, mais Bpifrance Création rappelle qu'il doit malgré tout être conservé dix ans lorsqu'il existe. Autre nuance utile : seul un membre de l'ordre des experts-comptables peut effectuer, pour le compte d'un tiers, des travaux de tenue ou de vérification de comptes.

La sanction change aussi d'échelle. Tenir une comptabilité fictive ou inexacte, au sens du régime réel, est passible d'une amende pouvant atteindre 500 000 € et de cinq ans d'emprisonnement, contre trois ans et 45 000 € pour un faux sur le livre des recettes ou le registre des achats d'un micro-entrepreneur. Si votre chiffre d'affaires approche les seuils du régime micro, anticipez ce changement de formalisme.

Comment choisir vos registres selon votre activité

La règle de décision tient en trois questions. Vendez-vous des marchandises ou louez-vous un logement meublé ? Alors le livre des recettes et le registre des achats s'imposent tous les deux. Exercez-vous une activité de services ou une profession libérale ? Le livre des recettes suffit, avec les mentions sur l'identité de vos clients. Employez-vous au moins un salarié ? Ajoutez le registre unique du personnel.

Le format, ensuite, dépend de votre volume d'activité plutôt que d'une obligation stricte. Un cahier papier respectant les mentions imposées reste valable pour une activité libérale ponctuelle, avec peu d'écritures à passer chaque mois. À l'inverse, un commerce ou une activité de vente à emporter, où les encaissements espèces et carte se multiplient au quotidien, a intérêt à un outil informatique horodaté, à condition qu'il reste identifié et daté au moment de son établissement, comme l'exige Service Public entreprendre.

Si vous approchez les seuils de 70 000 € ou 170 000 € de chiffre d'affaires selon votre activité, ne vous limitez pas à vos registres actuels : anticipez le passage au régime réel, qui impose livre-journal, grand livre et inventaire, et pensez à vous rapprocher d'un expert-comptable si la tenue des comptes devient trop lourde à gérer seul.

En résumé, le micro-entrepreneur sans salarié et sans activité de vente n'a qu'un seul document à tenir à jour : le livre des recettes. Celui qui vend des produits ou loue un meublé en a deux. Celui qui embauche, quelle que soit son activité, en a systématiquement un troisième. Le critère qui tranche n'est donc pas la taille de l'entreprise, mais la nature de l'activité et l'existence, ou non, de salariés.